Política de eliminación de datos personales

Aplica a cualquier persona cuyos datos hayamos tratado: visitantes de nuestro sitio, prospectos, contactos de nuestros clientes empresariales, y personas que conversan con los asistentes de WhatsApp, web o telefónicos que operamos.

Complementa nuestra política de privacidad. Si hay diferencias sobre el procedimiento de supresión, manda este documento.

Esta es la pregunta que define a quién debes escribir, y la respuesta no siempre somos nosotros. La Ley 1581 de 2012 distingue dos papeles:

• Responsable del tratamiento — quien decide para qué se usan los datos.
• Encargado del tratamiento — quien los procesa siguiendo instrucciones del Responsable.

En buena parte de nuestra operación somos Encargados, no Responsables: procesamos datos por cuenta de la empresa que nos contrató.

No te quedamos mal si te equivocas de puerta. Si nos escribes y el Responsable es otro, no archivamos tu solicitud: la trasladamos y te decimos a quién y cuándo.

El canal

Escribe a privacidad@novieri.com. Es el único canal oficial y está atendido en días hábiles. No cobramos nada por tramitar tu solicitud.

Qué incluir

Para poder encontrarte en nuestros sistemas y no borrarle los datos a otra persona, necesitamos:

Si escribes en nombre de otra persona, adjunta el poder o el documento que acredite la representación. Si el titular es menor de edad, debe hacerlo quien ejerce la patria potestad.

Si el Responsable es un cliente nuestro

Cuando los datos son de un negocio que usa nuestra plataforma —por ejemplo, tus conversaciones de WhatsApp con un restaurante—, la decisión de borrar es de ese negocio. Lo que hacemos en máximo tres (3) días hábiles es:

1. Confirmarte que recibimos la solicitud y darte el número de radicado.
2. Trasladarla al Responsable, identificándote el nombre de la empresa.
3. Ejecutar la eliminación en cuanto el Responsable nos lo instruya, sin cobrarle nada.

Si el Responsable no responde, te lo informamos para que puedas acudir directamente a él o a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Acuse y número de radicado

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes te respondemos con un número de radicado con el formato NOV-DEL-AAAAMMDD-XXX. Guárdalo: con ese número puedes preguntar el estado de tu solicitud en cualquier momento escribiendo al mismo correo.

Plazos

Una solicitud de eliminación es un reclamo en los términos del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, así que se rige por estos tiempos:

Si pasan dos (2) meses desde que te pedimos información adicional y no la envías, la solicitud se entiende desistida y la cerramos — pero puedes volver a radicarla cuando quieras.

Confirmación final

Al cerrar te enviamos una confirmación escrita que dice qué se eliminó, qué se conservó y por qué. No cerramos una solicitud sin explicarte el resultado.

Cuando procede la supresión, borramos de nuestros sistemas de producción:

• Tus datos de identificación y contacto.
• El historial de conversaciones —WhatsApp, chat web, llamadas—, incluidos los textos transcritos de tus notas de voz.
• Los audios originales de esas notas de voz.
• Pedidos, reservas y solicitudes asociadas a ti, salvo lo indicado en la sección 6.
• Tu registro en nuestras listas de contacto y comunicaciones comerciales.

Copias de seguridad

Nuestras copias de seguridad son cifradas y rotan automáticamente. Los datos eliminados de producción desaparecen de las copias en un máximo de treinta (30) días calendario. Durante esa ventana quedan aislados: no se consultan, no se usan y solo se restaurarían ante un incidente grave, en cuyo caso repetimos la eliminación.

La eliminación no es absoluta. El artículo 8, literal e) de la Ley 1581 de 2012 lo dice expresamente: no procede cuando existe un deber legal o contractual de conservar la información. En concreto:

Los datos que conservamos por estas razones quedan bloqueados: se guardan para cumplir la obligación, no se usan para contactarte ni para ningún otro fin.

Eliminar no siempre es lo que necesitas. Por privacidad@novieri.com también puedes:

• Conocer qué datos tuyos tenemos y de dónde salieron.
• Actualizar o rectificar datos incompletos o equivocados.
• Revocar la autorización que diste.
• Oponerte a recibir comunicaciones comerciales.
• Pedir copia de la autorización que otorgaste.
• Presentar queja ante la SIC por presunta violación de la ley.

Las consultas —saber qué tenemos— tienen un plazo más corto: 10 días hábiles, prorrogables por 5 más.

Puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), que es la autoridad colombiana de protección de datos:

• www.sic.gov.co, en Protección de Datos Personales
• Carrera 13 No. 27-00, Bogotá D.C.

La ley exige que antes agotes el trámite de consulta o reclamo ante nosotros, según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012. Por eso conviene guardar el número de radicado.

Cuando alguien pide la eliminación de sus datos a través de Meta —WhatsApp, Facebook, Instagram— o de otra plataforma que usemos, la atendemos por este mismo procedimiento y en los mismos plazos. La respuesta y el número de radicado se envían a la dirección de contacto asociada a la solicitud.

Ten en cuenta que eliminar tus datos de nuestros sistemas no borra lo que quede en la plataforma misma: los mensajes guardados en tu teléfono, o en la aplicación WhatsApp Business del negocio con el que hablaste, se eliminan desde esas aplicaciones y con ese negocio.

Si la modificamos, publicamos la nueva versión en esta misma dirección con su fecha de vigencia. Cuando el cambio afecte de forma significativa tus derechos, lo avisamos por los canales que tengamos disponibles antes de que entre a regir.