Política de tratamiento de datos personales

El responsable del tratamiento de tus datos personales es Novieri S.A.S., sociedad domiciliada en Barranquilla, Atlántico, Colombia, identificada con NIT 902.094.392-7.

Para cualquier asunto relacionado con esta política, incluido el ejercicio de tus derechos como titular, puedes escribir a privacidad@novieri.com. Este es el canal oficial de atención al titular.

Esta política se rige por la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y las circulares e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección de datos en Colombia.

Solo recolectamos los datos que necesitamos para atender tu solicitud. Según cómo interactúes con nosotros, estos pueden incluir:

• Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, empresa y cargo, cuando completas el formulario de contacto o agendas una llamada.
• Contenido de tus comunicaciones: el mensaje que nos envías, el servicio que te interesa y las conversaciones que sostienes con nuestro asistente virtual del sitio.
• Datos técnicos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas y datos agregados de uso, con fines estadísticos y de seguridad.
• Datos derivados de la relación comercial: información de facturación y contacto operativo, cuando llegamos a un acuerdo de servicios.

No recolectamos datos sensibles (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual o datos biométricos) a través de este sitio. Tampoco solicitamos datos de niñas, niños y adolescentes. Si crees que un menor de edad nos envió datos personales, escríbenos y los suprimiremos.

Tratamos tus datos personales para las siguientes finalidades:

• Responder tus consultas y solicitudes de información comercial.
• Elaborar y enviar propuestas de servicios, cotizaciones y agendar reuniones.
• Ejecutar, administrar y facturar los servicios contratados.
• Prestar soporte técnico y comunicarte información operativa relevante sobre los servicios.
• Enviarte comunicaciones comerciales sobre nuestros servicios, cuando lo hayas autorizado; puedes retirar esa autorización en cualquier momento.
• Mantener la seguridad del sitio, prevenir fraude y abuso, y llevar registros internos y contables.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades competentes.

No usamos tus datos para finalidades distintas de las anunciadas, ni tomamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti.

Al enviarnos el formulario de contacto, escribirnos por correo o por WhatsApp, o conversar con el asistente virtual del sitio, autorizas de forma previa, expresa e informada el tratamiento de tus datos personales conforme a esta política.

La autorización para recibir comunicaciones comerciales es opcional y separable: puedes negarte a recibirlas y seguir siendo atendido en tu solicitud. Conservamos prueba de la autorización otorgada, tal como lo exige la ley.

Como titular de los datos personales, la ley te reconoce los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales frente a Novieri.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que le hemos dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

Puedes ejercer tus derechos escribiendo a privacidad@novieri.com desde una dirección que permita identificarte, indicando tu nombre, la descripción de tu solicitud y los documentos que quieras hacer valer.

Atendemos las consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por cinco (5) días hábiles más cuando no sea posible resolverlas en ese plazo, informándote los motivos y la fecha en que se resolverá.

Los reclamos se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles más, siguiendo el procedimiento del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo resulta incompleto, te solicitaremos la información faltante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo.

Para operar el sitio y prestar nuestros servicios usamos proveedores tecnológicos que pueden actuar como encargados del tratamiento y estar ubicados fuera de Colombia, entre ellos: alojamiento web y correo, herramientas de productividad y almacenamiento, CRM y agenda de reuniones en línea, analítica del sitio, el servicio antiabuso de formularios (Google reCAPTCHA) y el proveedor de modelos de inteligencia artificial que soporta el asistente virtual.

Cuando esas transferencias o transmisiones internacionales ocurren, exigimos a nuestros proveedores estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los de esta política, mediante contratos de transmisión de datos u obligaciones contractuales de protección, conforme a los artículos 25 y 26 de la Ley 1581 de 2012.

No vendemos, arrendamos ni comercializamos tus datos personales con terceros.

El sitio ofrece un asistente virtual que responde preguntas sobre Novieri. El contenido de la conversación se envía a nuestro proveedor de modelos de inteligencia artificial únicamente para generar la respuesta.

Te pedimos no escribir en el chat datos sensibles, credenciales, información confidencial de terceros ni datos personales que no sean necesarios para tu consulta. Si necesitas tratar un asunto que involucre información confidencial, escríbenos a privacidad@novieri.com.

Además de nuestro propio sitio, operamos asistentes de WhatsApp y otros canales de atención por cuenta de empresas clientes —restaurantes, hoteles y otros negocios—. En esos servicios el responsable del tratamiento es la empresa cliente, no Novieri: ella define las finalidades, informa a los titulares y obtiene su autorización. Novieri actúa como encargado del tratamiento y trata esos datos únicamente siguiendo sus instrucciones, en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Los datos que tratamos en esos servicios son de las personas que escriben al canal de nuestro cliente, no de nuestros propios clientes. Según la conversación, pueden incluir el número de teléfono y el nombre de perfil de WhatsApp, el contenido de los mensajes, las notas de voz y su transcripción, y los datos que la persona entregue durante la conversación: por ejemplo una dirección de entrega, los datos de una reserva o el detalle de un pedido.

En la prestación de ese servicio intervienen la plataforma de WhatsApp Business de Meta, que es el canal por el que llegan los mensajes; nuestro proveedor de modelos de inteligencia artificial, que genera las respuestas; y nuestro proveedor de transcripción, que convierte las notas de voz en texto. Todos actúan como subencargados, pueden estar ubicados fuera de Colombia y están sujetos a las mismas obligaciones de seguridad y confidencialidad descritas en la sección 8.

No usamos esas conversaciones para finalidades propias de Novieri, no las vendemos ni las compartimos con terceros distintos de los subencargados mencionados, y exigimos contractualmente a nuestros proveedores que no las utilicen para entrenar sus modelos.

Conservamos esas conversaciones durante el tiempo que indique la empresa cliente y, al terminar el contrato, se las devolvemos o las suprimimos según nos instruya.

Si escribiste al canal de un negocio que usa nuestra tecnología y quieres conocer, actualizar, rectificar o suprimir tus datos, la solicitud corresponde a ese negocio como responsable. Si nos escribes a privacidad@novieri.com, la trasladamos a quien corresponda y te indicamos a quién, dentro de los plazos de la sección 7.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido: cifrado en tránsito, control de acceso por roles, registro de actividad y revisión periódica de nuestros proveedores.

Conservamos tus datos mientras exista una relación comercial o una finalidad vigente, y después por el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias. Vencidos esos plazos, los suprimimos o anonimizamos.

Esta política rige a partir de la fecha de su última actualización y permanece vigente mientras Novieri trate datos personales. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta misma página; te recomendamos revisarla periódicamente.

Las bases de datos se conservarán durante la vigencia de las finalidades del tratamiento y de los deberes legales aplicables.